Логотип

Организация бизнес-процессов.

Лидерство в бизнесе, как правило, определяется двумя вещами: 
  1.  Способностью создавать на рынке ситуацию временной монополии 
  2.  Способностью организовать деятельность эффективно.  
Что значит эффективно? Это умение вести бизнес, затрачивая минимум ресурсов. Но на практике это проще сказать, чем сделать. Почему так получается? Потому что всегда существует конфликт между необходимостью делать бизнес и необходимостью этот бизнес контролировать. 

Важность процессного подхода при организации бизнеса. 

proc-podhod1.jpg
Самое простое – это делать бизнес в маленькой фирме, когда все решения укладываются в одной голове, не нужно напускать никакой бюрократии. Но по мере того как компания растет, двигаться вперед становится трудней. Почему так происходит? Потому что принятые решения требуют все большего контроля. Чем достигается эффективность? Она достигается двумя способами: во-первых, это отлаженные и продуманные до мельчайших деталей бизнес-процессы. Во-вторых, это люди, которые эти бизнес-процессы продумывают, описывают и исполняют. На сегодняшний день 90% внимания менеджмента сосредоточено на профессионализме работающих в компании специалистов, а также развитии систем, которые помогают этим специалистам становиться эффективней. 
Дело в том, что успех в бизнесе возможен только в том случае, если в компании работают лучшие специалисты. Лучшими сотрудниками считаются наиболее талантливые, способные, энергичные и ориентированные на то, чтобы сделать компанию более конкурентоспособной. Безусловно, нельзя все зарегламентировать, невозможно из фирмы сделать некий бездушный механизм, где люди представляют собой винтики, и если они правильно крутятся, то весь механизм функционирует. 
В реальности все возможные вариации, которые существуют в конкурентной среде, предусмотреть невозможно. Поэтому всегда будут нужны люди, которые, с одной стороны, умеют работать по правилам, а с другой – смогут принимать правильные решения в ситуациях неопределенности. Так что все системы, которые создаются в компании для отбора и удержания лучших людей, как правило, и будут отличать успешную организацию от неуспешной. Почему это так? Потому что эффективность напрямую определяется конкурентоспособностью. 

procesniy podhod.jpg
  
Любой современной фирме необходима система, которая будет содержать в себе несколько элементов для отбора и мотивации лучших специалистов. 

Что это за элементы? 
  1. Карьерные лестницы 
  2. Правильная мотивация сотрудников 

Карьерные лестницы. Во-первых, людям крайне важно понимать свои перспективы внутри компании, поэтому в ней должны быть выстроены карьерные лестницы. Человек, пришедший в организацию, должен понимать, что его ждет, если он будет работать хорошо. Если он будет достигать все ключевые показатели эффективности, то у него есть такие-то перспективы, через год он станет тем-то, через два - тем-то, через три выйдет на такой-то уровень и так далее. 
Правильная мотивация. Во-вторых, должна быть мотивация, которая ставит перед людьми конкретные, измеримые и достижимые цели. Причем это обязательно на всех уровнях. Потому что если этого в компании нет, то людьми управлять невозможно, так как они не понимают, что они должны делать, а также что с ними случится, если они что-то делать не будут. 

Как организовывается деятельность компании на основе процессного подхода?  

В деловой тусовке есть такой модный термин, как «бизнес-процесс», то есть описание деятельности компании. Причем в самой работе ничего не меняется, но цивилизованные организации стремятся свою деятельность описать на бумаге. Дело в том, что когда стали это описывать, то появились языки описания. Поэтому когда языки описания появляются, речь начинает идти о моделях. Получается, что перед тем как приступить к работе, приходится эту модель работ создать. Собственно, составление этой модели и есть инжиниринг бизнес-процессов. 

Что предполагается, когда говорят, что компания ориентирована на процессный подход?  

Имеется в виду, что она имеет модели процессов организации своей деятельности. И не просто имеет, а применяет на практике, где сотрудники их знают и по ним работают. Но надо ли так заморачиваться? Надо, если стоит задача соответствовать стандартам качества. Что такое стандарты качества? Одним из элементов как раз и является приверженность компании к процессному подходу. 
Почему западные фирмы эту традицию постоянно транслируют? Потому что считается, что компания, работающая по бизнес-процессам, умеет работать лучше. Дело в том, что организация, которая работает по моделям, более надежна, выпускает более качественный продукт, более эффективна и, следовательно, более конкурентоспособна. 

Как происходит переход на процессный подход? 

По сути, работа не меняется, но степень детализации или уровень формализации деятельности перед ее совершением повышается. Зачем в компании нужны бизнес-процессы? Если в голове у собственника возникла идея расширять бизнес, когда это связано с тем, что компания будет повторять свою деятельность с разными людьми в разных локациях, то в этом случае бизнес-процессы описывать надо.  
В современном менеджменте есть такая идея, что фирма становится успешной в том случае, если она начинает терять управление от своих успехов. Что это означает? Сначала компания развивается без каких-либо бизнес-процессов - и это правильно. Потому что те, кто стартует с бизнес-процессов, обычно создают себе большую проблему. Описание деятельности требуется, когда бизнес уже поставлен и стоит задача этот бизнес укрупнить, когда у предпринимателя внимания все удержать уже не хватает. Потому что присутствовать сразу везде он не может физически. И только когда он начинает от своих успехов управление терять, именно в этот момент к бизнес-процессам можно смело приступать.  
Но работа по бизнес-процессам всегда менее эффективна, чем под личным управлением предпринимателя. Почему так происходит? Потому что человек, который создал бизнес, всегда более эффективен, нежели всякие модели описания его деятельности. Но что позволяют сделать модели? Они позволяют контролировать бизнес. 
Но какая здесь возникает проблема? Методики организации деятельности по деловым процессам слишком мудреные. Причем многие в них видят не инструмент повышения эффективности работы, а способ самовыражения, когда можно с утра до вечера играть в компьютерные игры и рисовать красивые графики. Проблема заключается в том, что чем больше они рисуют, тем больший вред компании наносят. 
Почему так получается? Происходит своего рода отрыв от конкретного прикладного использования. Потому что основная задача – сделать эти модели не для умников, а для практиков, чтобы любой человек понимал, как эти бизнес-процессы можно в своей конкретной прикладной деятельности использовать. 

Внедрение процессного подхода 

Что важно знать, когда стоит задача построить систему управления? 
 Во-первых, понять, чем и кем мы управляем. 
 Во-вторых, определиться с тем, при помощи каких инструментов мы это делаем. 
 В-третьих, решить, для каких целей. 
 Иначе говоря, первичная задача 
 – это определить инструменты и назвать цель. 
 
Путь к достижению цели будет стратегией. Но если стратегии в голове нет, то непонятно, для чего все это затевалось. Другими словами, то, чем мы управляем, это и будет бизнес-процесс. А то, с помощью чего мы оказываем влияние, это управление.  
Важно также понимать, что в системе управления есть прямые и обратные связи. Прямые связи образуются, когда руководитель ставит задачи и дает поручения своим подчиненным, а обратные – когда он от своих подчиненных получает какую-то информацию. 
Но бизнес-процесс – это только часть описания деятельности компании. Потому что современная фирма – это такое многомерное, интегральное описание всех аспектов деятельности: процессной, проектной, функциональной, управленческой и организационной. И когда все эти компоненты между собой увязаны, это и будет корпоративной архитектурой компании. 

Но что надо для того, чтобы корпоративную архитектуру оцифровать?  

Во-первых, составляется классификатор продуктов и услуг. Далее составляется описание бизнес-процессов, иначе говоря, описывается, что компания делает для того, чтобы свои продукты и услуги производить и продавать. Далее составляется описание функций, то есть надо обозначить, из каких функций состоят бизнес-процессы.  
После этого составляется описание организационных звеньев, то есть надо определить, кто те люди, которые будут эти бизнес-процессы и функции исполнять. Дальше делается проецирование и привязывание процессов к звеньям, а также подцепление к звеньям этих функций. На основе этого формулируется документ под названием «Положение об организации деятельности». Если это сделать, то можно гордо сказать, что компания начала работать по бизнес-процессам.  
На самом деле бизнес-процесс существует там, где просто и понятно, где смогли описать и стандартизировать. Процессный подход характерен для той фирмы, которая уже набрала некую крейсерскую скорость и на этой скорости продолжает развиваться. Важно понимать, что само развитие происходит не по процессу, а по креативу, то есть с использованием латерального, нестандартного мышления. А процессы нужны для процедур, для каких-то повторяющихся типовых операций. 

korporativnaya-arhitektura3.jpg

Из каких шагов состоит описание бизнес-процессов?  

Первый этап – составить модель процессов верхнего уровня. Далее составляется классификатор бизнес-процессов. После этого данный классификатор переводится в функции. Что такое функция? Чем она отличается от процесса? Процесс – это описание входа и выхода работы, а функция – это та же самая работа, но прописано только ее название.  
Есть одна хитрость: если соединить функции со звеньями, мы получим согласованное положение о подразделении. Если прописать последовательность исполнения функций, мы получим технологическую карту. А если эти технологические карты оформить как описание процессов, у нас появится система менеджмента качества (СМК). Что такое СМК? Это бизнес-процессы, описанные и оформленные по определенному стандарту. Далее эту СМК можно подавать на сертификацию и получить сертификат ISO 9001.
 
sio9001.jpg

 В любой организации есть такой человек, который называется бухгалтер. Чем он занимается? Он ведет учет хозяйственных операций. Поэтому когда в фирме появляется модель бизнес-процессов, это означает, что должен появиться бухгалтер организационный. Что он будет делать? Этот специалист будет вести учет способов организации бизнеса. Учет будет вестись с конкретной целью, тотально и постоянно. Поэтому внедрение в компанию бизнес-процессов в первую очередь означает введение в штат бизнес-инженера.  

Также существуют логические модели бизнес-процессов. Что это за модели? В них описывается последовательность выполнения операций. Например, модели документооборота, когда к бизнес-процессам привязываются документы; или модели потоков, когда к процессам привязываются материальные ценности; либо модели движения денежных средств, когда к бизнес-процессам подцепливаются деньги. 
Если мы внедрили функциональную модель, то мы внедрили организационную структуру компании; если мы внедрили систему движения материальных потоков, то мы внедрили логистику; если мы внедрили денежную часть, то мы внедрили систему бюджетирования; если мы внедрили логическую часть, то мы внедрили СМК. 


Как правильно строится система управления в компании? 

Кто тот человек, который на это способен? Проблема заключается в том, что на сегодняшний день теории по этому аспекту нет. Современный мир пришел к пониманию того, что в ближайшее время теории менеджмента, к сожалению или к счастью, не появится. Поэтому каждому бизнесмену придется для своей компании разрабатывать свою уникальную теорию менеджмента, ориентированную исключительно на свою специфику. 
Предприниматель – это тот человек, которому приходится всегда эту 
недостающую часть теории замыкать на себе. 
По сути, современные руководители творят эту теорию менеджмента в ходе своей ежедневной практической деятельности. В любой компании всегда есть лидер, который несет на своих плечах всю полноту ответственности. Это тот человек, который все и всех соединяет, объединяет и гармонизирует. 
На сегодняшний день каждая фирма озадачена конкурентными преимуществами. В чем заключается проблема? Дело в том, что те факторы, которые раньше создавали преимущества, в современной реальности на конкуренцию не влияют. Они являются необходимыми, но достаточными их назвать нельзя. Это означает, что надо искать достаточные. Тогда возникает вопрос: а что уникально? Уникальны люди и те модели, которые эти люди создают. 
Например, система управления сегодня является уникальным преимуществом. Поэтому, какая у компании существует модель организации деятельности, так она и побеждает. Но важно не просто эту модель построить, надо еще после ее построения создать систему постоянных усовершенствований этой модели. 
Практика показывает, что в российских компаниях производительность можно повысить до 100%, и этого можно 
достичь, занимаясь организацией бизнес-процессов. 

В свое время Дейвид Нортон и Роберт Каплан провели исследование и заявили, что в современной экономике конкурентные преимущества определяются нефинансовыми показателями.  
О каких показателях идет речь? 
  • Показатели работы с клиентами, 
  • Обучение персонала, 
  • Организационное развитие 
  • Качество исполнения бизнес-процессов. 
Что надо сделать в первую очередь? 
 Во-первых, создать четыре группы показателей: 
  •  в области финансов, 
  •  работы с клиентами, 
  •  человеческого потенциала 
  •  и качества бизнес-процессов.  
Также важно не забывать, что каждый показатель, который выносится в качестве стратегического, должен еще и измеряться.
 
kpi.jpg

Во-вторых, если в компании определены стратегические показатели, то они должны работать в операционном контуре управления. Что это означает? За их выполнение персонал надо постоянно стимулировать. Поэтому должна изменяться как фиксированная, так и переменная часть премии. Как только в фирме такая система премирования внедряется, стратегия моментально становится операционной. Как это выглядит? Все сотрудники начинают думать о том, как функции, которые описаны в бизнес-процессах, выполнять эффективно. А предприниматель в это время занимается своей основной деятельностью, которую он, к сожалению или к счастью, делегировать не может. Что это за деятельность? Он думает, какие бы еще показатели внедрить, чтобы эффективность своей компании повысить. 
Например, в организации есть список из пяти стратегических показателей, и эти показатели должны быть спроецированы, например, на десять бизнес-процессов, то есть надо посмотреть, какой показатель с каким бизнес-процессом соотносится. Для чего это делается? Таким образом руководитель привязывает эти показатели не к себе любимому, а к исполнителям. В таком случае все сотрудники начинают дружно работать на стратегию компании. Обычно на стратегию работает только один человек, а в этой модели это начинает делать весь коллектив. В этом случае ответственными за стратегические результаты становятся владельцы этих бизнес-процессов.  
После этого у руководителя появляется возможность определять правила игры, жить ему становится легче. 
На самом деле в природе никаких бизнес-процессов нет – эти игры разума являются выдумками человека, это всего лишь способ описания деятельности компании. Но на сегодняшний день в бизнесе выигрывают те игроки, которые организовывают свою деятельность по процессам. Потому что в конкурентной среде побеждает всегда та компания, модель бизнес-процессов которой более эффективна.  
Тем, кто планирует организовать в своей компании бизнес-процессы, хотим пожелать реализовать эту амбициозную цель и получить максимальный возврат от вложенных в это мероприятие сил, времени, нервов и денег.
Мне нравится:

Комментарии



Нет комментариев


Оставить комментарий